Hjulskiftsesongen er den perioden i året der en dekkbutikk tjener mest og roter mest. Forskjellen mellom de to ligger nesten alltid i september. Her er sjekklisten vi ville gått gjennom nå — den er skrevet for butikkeieren, og den gjelder uansett hvilket system du bruker.
1. Tell opp hotellet før du kaller inn noen
Start med å vite hva som faktisk står på lageret. En fysisk opptelling mot listene avdekker tre ting hver gang: hjulsett som står der uten gyldig avtale, hjulsett som er hentet men aldri registrert ut, og plasser som står oppført som fulle men er tomme. Alle tre koster deg plass du skal bruke om fire uker.
Ta samtidig unna det som har stått i to sesonger uten at kunden har svart. Det er nå du har tid til å ringe dem — ikke i midten av oktober.
2. Regn på kapasiteten, ikke på magefølelsen
Regnestykket er enkelt, og de fleste blir overrasket. Har du 1 200 hjulsett på hotellet og regner seks uker effektiv sesong, er det 200 skift i uka. På fem dager blir det 40 hjulskift om dagen, hver dag, i seks uker.
Så spør deg: klarer bemanningen 40 skift på en dag, med kundemottak og telefon i tillegg? Klarer du det de dagene to er syke? Hvis svaret er nei, er det bare tre knapper å skru på — flere timer, flere hender, eller lengre sesong. Alle tre må avgjøres i september.
3. Bestill varer og forbruksmateriell nå
Det som stopper en travel dag er sjelden dekk. Det er ventiler, balansevekter, TPMS-sensorer, hjulbolter og etiketter. Gå gjennom forbruket fra forrige sesong og bestill mot det, ikke mot dagens beholdning.
Sjekk samtidig at prisene fra leverandørene dine er oppdaterte i systemet. Selger du på fjorårets innpris gjennom hele sesongen, er marginen tapt før du oppdager det.
4. Bemanning: sesongen er kort og hard
Sesongarbeidere må være avklart, ikke planlagt. Har du bestemt deg for å leie inn to ekstra i oktober, er september måneden du finner dem, avtaler timene og lærer dem opp. En sesongarbeider som får opplæringen sin på den travleste dagen, er en kostnad, ikke en hjelp.
Legg også en enkel plan for hvem som gjør hva når det står fem biler i kø: én tar mottak og system, resten skifter. Butikker som ikke deler oppgavene i sesong, ender med at alle gjør litt av alt og ingenting blir ferdig.
5. Oppdater priser og vilkår før innkallingen går ut
Prisen du sender ut i innkallingen er den prisen du sitter med hele sesongen. Skal hotellprisen eller skiftprisen opp, må det være bestemt før første melding sendes. Gå gjennom vilkårene samtidig: hva skjer hvis kunden ikke møter, hvor lenge lagrer du et hjulsett kunden ikke henter, og hva koster det å avslutte avtalen. Dette er spørsmålene du får i oktober, og de er mye enklere å svare på når svaret sto skrevet i september.
6. Innkalling: tidlig, og i to runder
Send den første innkallingen god tid før du forventer trykket, og legg opp til at kundene kan velge tid selv. Det flytter arbeidet fra telefonen til systemet, og det jevner ut dagene — kundene fordeler seg bredere enn en resepsjonist rekker å gjøre manuelt.
Regn med en runde nummer to. Rundt en tredjedel svarer ikke på første melding, og de dukker opp som drop-in på den verste dagen hvis du ikke har purret. En andre runde til dem som ikke har booket, er den billigste køutjevningen som finnes.
7. Det som må gå hver dag
Fire ting bør være ferdig før du låser: hjulsettene som kom inn er registrert på riktig plass, mønsterdybden er dokumentert, dagens jobber er fakturert, og kassa er gjort opp. Utsetter du registreringen «til i morgen» i sesong, har du et lager du ikke finner noe i innen helgen — og en faktureringsjobb i november som ingen husker detaljene i.
Det er også den enkleste kvalitetssikringen du har mot en misfornøyd kunde til våren: en dokumentert mønsterdybde ved innlevering avgjør diskusjonen før den starter.
Systemet skal ta det kjedelige
Punktene over er butikkens jobb. Det som kan automatiseres bort — innkalling, booking, plassering, fakturering og rapportene etterpå — bør det. Se hvordan dekkhotellet fungerer i DekkPro, eller priser og pakker.
Lykke til med sesongen.
